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Aktenschrank

Aktenmanagment und -archivierung

Für Privatleute ist es zum Thema des Aktenmanagement und der Aktenarchivierung recht einfach. Lochen, Ordner aussuchen, abheften – fertig. Ganz verwegene nutzen dafür schon digitale Lösungen, soll heißen das die Unterlagen/Akten eingescannt und elektronisch verwahrt und archiviert werden.

Für Unternehmen sieht das schon ganz anders aus, gibt es doch hier schon einige gesetzliche Regelungen die beachtet werden müssen sofern es um die Archivierung von Geschäftsunterlagen geht. Es beginnt damit, dass größere Unternehmen sowie KMU’s nicht wenige Akten über gewisse Zeiträume aufheben und zugänglich verwahren müssen. Dann müssen diese Unternehmen dafür Sorge tragen, dass der Zugang dieser Dokumente Gesetzeskonform geregelt ist.

Beispiele:

  • Als Beispiel nenne ich hier einmal die übliche Personalakte. Darin stehen jede Menge sensibler Daten über Ausbildung, Gehälter und weiteres. Durch gesetzliche Regelung darf die Personalakte nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich sein. Das Bundesdatenschutzgesetzt BDSG nennt hierzu eindeutige Definitionen.
  • Oder Unterlagen die Hinweise auf Unternehmensprozesse und Interna geben. Hier wird sich der Kreis der Befugten im Bereich der Geschäftsleitung befinden.
  • Konstruktionspläne und Patente die dem Mitbewerb gefallen würden

All diese unterschiedlichen Anforderungen lassen sich nicht mehr mit der Anschaffung eines Aktenschrankes bewältigen sondern verlangen ein richtiges Konzept zum Aktenmanagement und der Aktenarchivierung. Allein die Gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen ist schon ein Projekt bei dem mehr falsch als richtig gemacht werden kann. Am sinnvollsten wäre es, wenn diese Aufgaben von Spezialisten geregelt würden. In großen Konzernen wird dies meistens durch eigene Abteilungen professionell geplant und projektiert.

Kleinere Unternehmen dagegen kommen ohne den Zukauf von Knowhow kaum um das Thema herum. Nicht wenige Spezialunternehmen haben sich daher genau auf diesen Bereich eingelassen und ermöglichen einerseits Schulungen und Beratungen, Aufbauhilfe beziehungsweise die komplette Auslagerung des Prozesses.

Die von mir etwas weiter oben erwähnte Digitalisierung von Geschäftsunterlagen ist demnach auch nicht so ohne weiteres zu bewerkstelligen. Die einfache Anschaffung eines geeigneten Dokumentenscanners und einer Filserver-Infrastruktur reicht dabei bei weitem nicht aus. Auch oder gerade hier müssen die Zugriffsberechtigungen durch Berechtigungskonzepte festgelegt und durchgesetzt werden. Bei all dieser Spezialisierung ist es für unkundige Geschäftsleiter, IT-Leiter und andere extrem leicht aufs falsche Pferd zu setzen und Geld zu verbrennen. Beruflich habe ich dazu leider einige Beispiele erleben müssen, wo zu spät nach professioneller Hilfe gerufen wurde. Oft wurden schon Ausgaben getätigt die im Nachhinein leider als unnötig deklariert werden mussten.