So gehts: Firmentermine in den Google Kalender bringen

Oh Shit, das Vertriebsbüro ist leer und wie ausgefegt. Hmm, Rechner der Kollegen brummen und die grünen Standby Lämpchen der Monitore blinken. Geht hier irgendwas ab von dem ich nichts weiß?

Schnell den Rechner hochfahren und im (Outlook)Kalender nachsehen. Jau, heute ist das Meeting für das vor Wochen die Einladung gesendet wurde. *tiefesglucksenimhals*

Das muß besser werden

Da arbeitet man in einem IT-Unternehmen (Schuster haben die schlechtesten Schuhe)  und bekommt so etwas nicht auf sein Privat-Handy. Frechheit!

So gehts

In unserem Unternehmen wird zum verwalten von Terminen auf Microsoft Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server gesetzt. Um Termine jetzt in meinen Google Kalender zu bekommen gibt es zwei Wege.

Ich setze mir den Termin selber
Nicht immer kommen alle Termine direkt aus einer Terminanfrage aus dem Outlook Kalender. In diesem Fall möchte ich den Termineintrag selber erledigen.

Dazu rufe ich in Outlook mittels derTastenkombi [Strg]+[Shift]+Q das gezeigte Fenster auf und trage dort neben den Termindetails meine Google Mail Adresse ein.

Ginge nartürlich auch über die Auswahl mittels [Strg]+N aus dem Kalender. Nur fehlt dann die Möglichkeit direkt eine Mailadresse einzutippen.

Ein anderer Weg wäre, wenn der gewünschte Kontakt/Kalender angelegt ist, der Marsch über die Kontakte des Outlook bzw Windows Adressbuchs.

Wie fast immer führen bei MS Produkten mehrere Wege zum Ziel.

Leider wird die Farbmarkierung des Feldes Beschriftung aus Outlook nicht mit übertragen.

Nach dem Klick auf [Senden] wird der Termin unmittelbar im Google Kalender angezeigt.

Wie geht es weiter bzw wie funktioniert es denn wenn der Termin von einem Kollegen vorgeschlagen wird?

Leider etwas komplizierter aber auch nix schwieriges. Das Problem ist das Kollegen sehr oft Termine versenden in dem sie diese an Gruppen oder Listen senden. Diese Funktion in einem Netzwerk  das Exchange und Active Directory besitzt macht ja auch Sinn. Nur stehen dort eben meistens keine privaten Erreichbarkeiten drin. Die Lösung ist hier die Funktion Regeln und Benachrichtigungen.

Damit wird im Grunde eine Regel erstellt die bei den entsprechenden Vorausetzungen eine Weiterleitung erstellt. Der Aufbau bzw die Bedingungen dieser Weiterleitung habe ich so formuliert. Outlook unterstützt den Anwender dabei mit einem reichhaltigen Katalog an Vorgaben.

Die Weiterleitung soll erfolgen wenn es sich um folgendes handelt:

1. Es soll/muss eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung sein.
   Diese wird dann weitergeleitet an die E-Mailadresse die zum meinem Google Kalender gehört.
2. Diese Besprechungsanfrage wird dann an eine Person/Verteilerliste gesendet.
   Hier kommt jetzt ebenfalls als Ziel der Weiterleitung meine Google Mailadresse hin.
3. Den restlichen Kontext kann man dann mittels [Fertig stellen] und [Ok] abschließen.
4. Fertig!!

Wenn ich nun aus einer Verteilerliste oder direkten Einladung angesprochen erfolgt unmittelbar ein Termineintrag in den Google Kalender.

Eigentlich keine große Sache wie ich finde.

Viel Spaß beim nachbauen 🙂